RSVP за повеќе учесници на твојот настан

 

Списокот со гости е „затворен“, поканите се напишани и испратени по пошта или преку e-mail. Резервирана е конференциска сала во хотелот каде ќе се одржи работилницата, агендата е одлична, интересна. Со хотелскиот персонал договараш број на столчиња кои треба да се наместени во салата, прецизираш детали за кафе-паузите но до последен момент не знаеш колку точно гости ќе дојдат на настанот и дали кафето ќе „стигне“. Постои начин како бројот на гости да го направиш поизвесен а буџетот за настанот попрецизен со помош на овој мал детал кој треба да го содржи поканата за твојот следен корпоративен настан

Секој чин на повикување гости за корпоративен настан е составен од два елементи:

1. покана за настанот која содржи текстуален дел и креативно решение изразено преку форми, бои, лого на компанијата и специфичен фонт на текстот;

2. Агенда.

Текстот на поканата заедно со креативното решение кое го следи текстуалниот дел е добра прилика потенцијалните гости на настанот да се информираат накратко за содржината на корпоративниот настан на кој се поканети. Агендата, пак, овомзожува информации и детален опис на поединечните содржини кои ќе бидат „покриени“ на настанот како и временските интервали за кафе-паузите доколку истите се предвидени. Начинот како ќе ја напишеш поканата за твојот следен корпоративен настан е особено важен, но исто така важна е и една кратенка која вообичаено се додава кон крајот на поканата и истата може да ги направи твоите очекувања за бројот на посетители многу поизвесни. 

RSVP e кратенка на француски јазик и значи: "répondez, s'il vous plaît". Нејзиното преносно значење „ве молам одговорете на поканата“ е учтив начин да се упатат гостите на фактот дека за твојата компанија е важно да го потврдат своето присуство.

Навремената потврда за присуство води кон подобар Event Management, а може  да ти помогне да го зголемиш бројот на присутни гости на твојот настан поради следниве причини:

а. Употребувајќи ја оваа кратенка на својот настан му додаваш ексклузивност кај потенцијалните гости. Нивното присуство е важно за твојата компанија;

б. Кога ги замолуваш гостите да го потврдат своето присуство, упатуваш на добра деловна пракса. Во случајов таа е базирана на традиционални вредности „добар домаќин“ – „добар гостин“ или „те канам“ – „кажи ми дали ќе дојдеш, важно ми е“.

в. Може многу ефикасно да ја користиш за стимулација на посетеноста на корпоративни настани од отворен тип преку доделување на посебни награди за оние посетители кои ќе одговорат на RSVP. Овој тип на настани обично ги карактеризираат големи сесии (од 300 посетители и повеќе) кои се поканети со една генерална покана до јавноста и чие учество се потврдува по принципот „прв дојден прв услужен“ (first come – first serve).

Важно е кратенката RSVP да ја следат упатства како да се одговори на поканата, како и датум до кога е потребно да се потврди присуството. Потврдата за присуство може да се направи на еден од следните начини:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1. Запишување на телефонски број на кој учесниците на твојот настан можат да се јават и да го потврдат своето присуство. Треба јасно да е нагласено дека потврдата за присуство на настанот треба да се направи преку тој телефонски број;

2. E-mail адреса на која гостите можат да одговорат и да потврдат присуство;

3. Линк до страница за регистрација за настанот на кој се кликнува на копчето RSVP со кое се потврдува присуство.

Со користење на RSVP формата можеш бројот на учесници на твојот настан да го направиш поизвесен. Тоа неминовно ќе доведе до подобра организација, регистрацијата за настанот доколку се одвива во хотелот пред почетокот на настанот ќе биде без задржување, и ќе можеш да го избегнеш микроменаџментот од типот на печатење дополнителни списоци за регистрација, некоординирано пристигнување на гостите и правење гужва на пултот за регистрација, компликации при нивното седнување во салата и доцнење со почетокот на настанот.

За крај, во духот на добрата деловна пракса "répondez, s'il vous plaît" и ти кога ќе те поканат на следниот настан. Организацијата на настани ќе биде поедноставна за сите нас.