Со кого да разговараш кога организираш предавање

 

Кога организираш семинар или работилница на која е поканет гостин - предавач, постојат два најважни канали на комуникација кои треба да ги воспоставиш со цел настанот да го организираш професионално, со помалку стрес а публиката да биде задоволна од искуството кое го имала. 

Првиот канал на комуникација кој треба да го воспоставиш е помеѓу тебе и лицата задолжени за техничка поддршка на настанот. Овој разговор е карактеристичен за раната фаза на подготовките а вообичаено се запоставува поради тоа што вниманието при организацијата е повеќе насочено кон креативните идеи кои се однесуваат на содржината на настанот и како ќе изгледа целокупната атмосфера. Така, се  пропушта важна прилика во целокупната организација - да се види големата слика. Затоа. важно е да и соопштиш на техничката екипа кои се твоите идеи и визии за тоа како настанот треба да изгледа, кој е редоследот на говорниците, дали имаат одредени специфични аудио, видео или побарувања во однос на светлото во салата за нивните презентации и предавања. Кога професионалците задолжени за техничка поддршка на локацијата каде ќе се реализира настанот ги знаат деталите, ќе имаат можност да допринесат со свои сугестии и да ти ги соопштат можностите за остварување на твоите креативни идеи. Доколку ја занемариш координацијата со техничката екипа, многу веројатно ќе бидеш во прилика да ги координираш техничките детали за време на настанот а тоа носи со себе непотребен стрес и го одвлекува вниманието на говорникот и публиката од темата.

Другиот важен канал на комуникација е помеѓу тебе и говорникот. Колку успешен ќе биде твојот настан зависи од тоа колку предавачот ќе има јасна претстава што сакаш да постигнеш преку неговото предавање. Разговарај со предавачот за темата, обиди се да дознаеш дали има некои аспекти на предавањето кои треба да се нагласат. Информирај се како можеш да го направиш автентично целокупното искуство на публиката нагласувајќи одредени моменти во презентирањето како што се на пример видеото во презентацијата, на која минута е важно да се стопира доколку е потребно, дали предавачот посакува одредена варијанта на светло што е важна заради подобро воочување на бои, графикони, цртежи, табели, дали презентацијата ќе се прикаже во затемнета просторија па потоа ќе се уклучат светлата и сл. Сепак, доколку некои од овие побарувања не се возможни, конечно организирај кратка средба помеѓу тебе, техничката екипа и предавачот и најдете најсоодветно решение за сите а се со цел ефикасно предавање.