Напиши добра агенда за конференцијата во 2017 година

 

Кога ја подготвуваш агендата за корпоративната конференција најчесто го немаш „последниот збор“ бидејќи праксата упатува на многу сличаи во кои твојот претпоставен се двоуми дали да одржи поздравен збор или не, дали да „правите“ втора кафе пауза или да го продолжите ручекот за половина час. Постојат неколку перспективи кои можеш да ги земеш во предвид при составување на следната агенда за корпоративната конференција. Така ќе добиеш можност поедноставно да ги усогласиш различните ставови и желби, преференции и идеи околу содржините што треба да бидат „покриени“ на конференцијата

 

Не постои точно определен дизајн за изгледот на твојата конференциска агенда.

Составувањето агенда за корпоративна конференција е како подготовка на неделен ручек за драги гости кај тебе дома. Размислуваш дали на гостите ќе им се допадне салатата, на кој начин преферираат да биде зготвено месото, кое вино оди со одреден ручек и колку треба да биде благ десертот, каков прибор ќе принесеш и какви чинии ќе употребиш.  Како и неделниот ручек на кој е важно што ќе послужиш и како ке сервираш, така и конференциската агенда има два важни аспекти:

 а. Технички дел или како ќе им ја претставиш агендата на учесниците на конференцијата;  

б. Содржински дел или што ќе содржи твојата агенда.

а.) Техничкиот дел се однесува на тоа како е напишан текстот во агендата и дали сите важни информации за твоите гости се јасно претставени, читливи.

Важни информации кои треба да бидат соодветно технички претставени се:

-       Време кога почнуваат и завршуваат поединечните интервали од конференцијата (презентации, кафе-паузи, ручек, работни сесии);

-       Наслов на поединечните рабони сесии кој треба да се истакне или со опцијата болд на текстот или со ПОГОЛЕМ ФОНТ бидејќи така напишаните наслови се соодветно предочени и посочени на слушателите а се добива и подобра прегледност;

-       Поднаслови или краток опис на содржината на поединечните интервали. Треба да бидат навистина кратки описи бидејќи сепак учесниците на конференцијата треба да дојдат и слушнат нешто повеќе на дадена тема наместо да прочитаат се од агендата.

б.) Содржините на конференцијата се особено важни. Тие се распоредени во одредени интервали најчесто во еден работен ден од осум часа со пауза од еден час за ручек. Интервалите претставуваат своевиден рИтам на една конференциска агенда. Начинот на кои се претставени содржините во одредените интервали го претставуваат корпоративниот стил кој компанијата сака да го негува на конференцијата. За да составиш добра агенда со соодветен рИтам и стил за твојата следна конференција важно е добро да ги познаваш темите кои ќе бидат презентирани поради тоа што тие треба да бидат компатибилни една со друга при нивното презентирање, треба да имаат тематско следство.

Пр. доколку еден говорник зборува за новата дистрибутивна стратегија на вашата компанија во една презентација, тогаш компатибилна тема на претходната би била на пример, како да ги намалите цените за логистичките трошоци во одреден дистрибутивен канал.

Разиграј со воведниот збор

Корпоративните конференции обично почнуваат наутро помеѓу 8:30 и 9 часот. Секогаш првата тема треба да биде весела, возбудлива и мотивирачка зошто едноставно тоа е во духот со животниот век на настанот (да, како и производот, и настанот има свој животен век чиј почетен потенцијал треба мудро да се искористи и одржи во текот на целиот ден). Предлагам почеток со кратко обраќање од неформален карактер. Првиот говорник ја има особено важната задача да го обзнани почетокот. Тој треба да потсети дека сте собрани на едно место со заеднички ентузијазам да добиете нови знаења, да одбележите нов почеток на одреден производ, проект или услуга, да прославите успешни резултати или да научите од минатите деловни искуства.

Целина од делови

Креирај го првиот интервал да трае отприлика 45 минути. Тоа е концепт на еден школски час на чиј формат сите сме навикнатни уште од најмали нозе. Една идеја повеќе е дека на почетокот од конференцијата можеш во првите 45 минути да поставиш две – три информативни сесии од по 20 до 25 минути. На тој начин ќе добиеш на утринска динамика, разноликост и енергија на сцената.

 Кафе, чај и чајни колачиња

Првата кафе пауза нека биде на распоред најдоцна до 10 часот. Сите гости не доаѓаат во исто време. Рано наутро сеуште сите трагаме по концентрација, сакаме „да се видиме“ со колегите, пријателите, познаниците кои сме ги викнале да дојдат. Затоа, првата кафе пауза – порано.

Кафе муабет наутро – продуктивна енергија подоцна

По кафе паузата сесиите можат да траат полни 45 минути или еден час. Во овој дел од агендата добро е да распоредиш последователно говорници и презентации кои траат од 45 минути до еден час бидејќи така ќе покриеш неколку теми а ќе се одржи и рИтамот со промена на говорниците. По кафе-паузата во 10 часот утринската енергија е насочена кон следење на содржините, учесниците го имаат скротено својот дух и желба „да се видат“, процесот на адаптирање на салата и местото на седење е заокружен. Раната кафе-пауза веќе ти помага да имаш ефикасни работни сесии.   

Ручек

Ручекот соодветно е да биде на распоред помеѓу 13 и 14 часот со флексибилно време од половина час. Ова време е соодветно доколку немаш предвидено кратка закуска или појадок пред почетокот на конференцијата. Доколку имаш планирано појадок пред почетокот на конференцијата добро би било да го поместиш ручекот за еден час.

Добра храна – подобра дремка

После ручекот секогаш предвиди некоја кратка активност за размрдување на учесниците не подолга од 15 минути. Избегни вешто пасивност, попладневна дремка и  опаѓање на концентрацијата со некоја наградна игра, кратка квиз сесија или игра за вмрежување.

Втор дел како второ полувреме

Конференцијата сеуште не е завршена а веќе постои предизвикот концентрација на учесниците и понатаму да опаѓа. Вториот дел од агендата добро е да го започнеш не подоцна од 15:30 часот. Добро е за вториот дел од работниот ден да ги оставиш новите, свежи вести. Како работниот ден се приближува кон својот конвенционален крај, така опаѓа и концентрацијата на учесниците, семејните обврски го заземаат местото во нивното внимание, децата завршуваат со училиште, пораки и пропуштени повици се редат на мобилните телефони и учесниците се почесто излегуваат од салата. Задржи го нивното вниманието со тема посветена на новите производи или важни вести поврзани со идните планови.

Втората кафе пауза постави ја во 16:30 часот. Потоа, повторно, кратки работни интервали со цел побрз конференциски рИтам.

Добро е да ја завршиш конференцијата до 18 часот,

...и почни да пишуваш професионална и ефективна агенда во 2017 година.