Како да составиш event check-листа

 

Кога ги организираш настаните за својата фирма, често пати се случува да заборавиш некоја важна „ситница“ . Креирај своја check листа и помогни си при организацијата на следниот настан.

Организацијата на настани е работа поврзана со координација на детали. Овие детали често пати се однесуваат на техничката опрема, печатениот материјал или кетеринг услугите а можат да бидат и апстрактни термини како што се на пример прашањата  „дали се јавив на дизајнерот за да му кажам каде да го позиционира спонзорското лого?“, „да не заборавам да прашам дали има интернет у сала“, „да не заборавам да допишам у агендата дека ќе има втора кафе-пауза“ и сл. Постојат многу решенија како важните аспекти при организацијата на еден настан да не ги заборавиш, меѓутоа она што е заедничко за сите настани е дека:

1.       Не постои универзална check-листа која ќе одговара за сите настани;

2.       check-листите варираат по својата содржина во зависност од типот на настанот;

Не постои универзална check-листа бидејќи секој настан е различно случување. Постојат заеднички карактеристики на сите настани а една од нив е нивната разноликост . Поединечните настани иако може да припаѓаат на ист тип , всушност се различни случувања бидејќи се реализираат во различен временски интервал и затоа не можат да бидат идентични доживувања. Оваа карактеристика го прави всушност секој настан специјална пригода сама за себе.

Најчеста грешка се случува кога оној кој што го планира настанот е премногу посветен на украсувањата и дизајнот на настанот. Овие креативни процеси кои се забавни го одвлекуваат твоето внимание од изводливоста и техничките аспекти кои ги побарува реализацијата на твоите креативните идеи. Затоа е важно да составиш check-листа за настанот кој планираш да го организираш  и во неа да ги забележиш важните детали и чекори во реализацијата на настанот.

Како се составува check-листа?

Во основа јас користам пристап на составување на check-листа во која пред се одредувам четири важни сегменти: планирање, организирање, менаџирање на настанот како процес и заокружување на настанот (или closing down). Потоа, во зависност од содржината на настанот, го развивам секој од погоре споменатите сегменти во детали. Совет: секогаш обиди се да погледнеш што подалеку во планирањето на чекорите од организацијата на настанот. 

Фазата на планирање е почетна фаза во организацијата. Ова е оној дел од планирањето кога треба внимателно да размислиш за содржината на настанот. Вообичаени прашања во оваа фаза се: каков вид на настан треба да организирам? Која е целта на овој настан? Кои се посетителите? Која е локацијата каде ќе се одржува настанот? Каков е креативниот идентитет на настанот? Имам ли дизајнер кој ќе ги разбре моите кративни барања?

Организирање: овде спаѓаат сите активности кои треба да се превземат со цел содржината на настанот да се случи во време и на одредено место. Од кога ќе го составиш концептот за настанот, можеш да се запрашаш: Што ми треба за оваа содржина да стане реална? Одговорите со сета нивна креативна содржина ќе започнат да навираат во форма на идеи, забелешки...цели приказни. Во оваа фаза вообичаено се соочувам со прашања како што се: Дали проекторот работи? Дали ги проверив презентациите од печатни грешки? Во едната презентација има видео материјал со аудио фајл – како ќе го пуштам звукот? Значи, треба да проверам со техничката екипа како ќе го изведеме ова? Имаме ли предвидено брендирање на просторот? Кога ќе го сториме тоа? Дали да ги однесам банерите еден ден пред настанот? Слободна ли е салата да ги оставам таму? Кој е најдобар начин за седење? Кој ќе ги намести масите како што имам замислено? Провери ги овие детали кога ќе го организираш следниот настан.

Менаџирање на настанот како процес: За време на настанот важно е да си во состојба на приправност. Понекогаш на конференциите на кои сум присуствувал како организатор или како гостин, препознавам како членовите на тимот кој го организира настанот прават една од двете најчести грешки: или опуштено чекаат да почне настанот, или се видно вознемирени. Тремата е присутна. Ја разбирам бидејќи сум ја почувствувал. Тоа е онаа трема која го држи нивото на адреналин високо и е поврзана со прашањето: „Дали ќе биде се во ред?“. Сепак, она што може да ти помогне да бидеш во состојба на приправност и успешно да ги координираш фазите на настанот е да припремиш своја check листа. Понатаму, секогаш одвои време да дојдеш барем еден час пред почетокот на настанот. Со техничкото лице провери ја опермата, презентацијата, својот лап-топ. Посвети внимание на келнерите, провери дали е се во ред со кафе-паузата, бројот на кафиња. Дали е масата за регистрација на своето место. Дали ти треба уште една маса за регистрацијата да се одвива побрзо. Погледни ја својата check-листа.

Заокружување на настанот ги опфаќа активностите поврзани со завршувањето на настанот и активностите кои следат потоа. Во оваа фаза треба да размислуваш од аспект на добар домаќин кој се грижи за своите гости. Испрати ги учесниците. Провери дали можеби некој заборавил нешто во салата. Забележи што не ти се допадна овој пат и може да биде подобро следниот пат. И најважно – ти не си одиш заедно со гостите освен ако не е навистина неопходно. Во организацијата на настанот учествува и техничка екипа, персонал во објектот каде се одржал настанот. Заблагодари им се и поздрави ги бидејќи тие се твои соработници кои дале свој придонес во организација на настанот.

Кога ќе се вратиш во својата канцеларија, направи ја најважната работа – забележи во својата check-листа што може да биде подобро следниот пат.